[기획자를 위한 문장들] 콜드메일, GPT기반 업무자동화로 월 30시간 확보하기

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AI기반 노코딩 툴로 업무자동화 완성을 위한 핵심 팁 4가지 공유

 

지난 2주 간 AI 기반 노코딩툴을 사용하여서, 업무자동화 툴을 만들고 기존 업무의 30시간을 단축시킨 경험에 대해서 말씀드립니다. 

 

업무자동화 기획 : 실제 불편함에서 출발

대표님의 인터뷰에서 발견한 실제 불편함

아웃바운드 세일즈를 위해 콜드메일, 모두 다 사용하고 계시죠? 저희가 인터뷰한 기업 중 대표님께서는 잠재 고객에게 콜드메일을 보내는데, 하루에 2시간씩 주 3일 달 기준으로 약 30시간을 투입하고 있었습니다. 특히 하루 2시간 작업해서 5건을 발송할 만큼 발송 건 수가 매우 적었는데, 그 이유를 여쭤보니 콜드메일 수신하는 기업에 맞춤으로 회사 내 관련 자료를 첨부하였고, 이 과정이 가장 큰 시간비중을 차지했습니다.     

여기에서 다음 2가지 사실에 집중하였습니다.

1. 핵심기능 : 콜드메일 수신 기업에 맞춤 내용작성

콜드메일 발송하는 전 과정 자동화이면, 막막한 것이 사실입니다. 다만, 여러 과정 중에서 핵심기능을 파악하고 이들을 먼저 구현할 수 있다면, 업무의 상당 부분이 절감되겠죠! 

여기에서 핵심은 ‘추천기능’이었습니다. 이 과정만 자동화된다면, 일단 발송하는 콜드메일 전체 모수가 획기적으로 증가하겠죠! 

 

2. ChatGPT로 위 핵심기능이 구현가능한지

이제 핵심기능을 파악했으니, 이제 검증을 해볼 차례입니다. 검증하는 과정도 매우 쉽습니다. 이를 GPT한테 물어보면 되는 거죠. 

어려운 말을 사용하지만, 이 과정은 모두 노코딩툴로 대체됩니다 

 
 
 
GPT에게 가능한지 여부 문의하기 

위처럼 GPT에게 핵심기능인 추천기능 구현가능한지 문의했고, 가능하다는 답변을 얻게 됩니다. 이러한 점이 확인된다면, 이제 자동화 구현에 두려운 점은 없게 되는 거죠! 이제 기능을 구현하러 가봅니다!

업무자동화 구현

진행해야 할 업무단계 설정

이제 구체적인 제품을 만들기 위한 큰 그림을 세워보았습니다. 이 과정 역시 GPT의 도움을 받았습니다. 다음과 같은 질문을 통해서 목표를 위해 구축해야 할 단계를 그려보았고, 이 과정에 맞는 노코딩 툴을 추천받았습니다. 

GPT를 통해서 노코딩툴 추천받기  

 

이때 간소화할 수 있는 영역을 많이 고민해야 합니다. 특히 Webflow, Bubble 같은 툴은 웹 빌더인데 데이터 수집을 위해 웹페이지를 만들 필요는 없기 때문이죠! 내가 작업해야 할 핵심기능만을 고민하고 이를 구현할 수 있는 최적의 도구를 찾는 과정이 필요합니다. 결국 최소비용으로 목표를 달성하는 것이 업무자동화의 핵심입니다.

노코딩 툴 선정

위에서 추천받은 노코딩툴을 보면서, 실제 활용가능한지 여부를 판단해 보았습니다. 그렇게 저는 다음과 같은 개발 Flow를 결정하게 되었습니다. 

GPT 내 Whimsical Plugin을 사용해서 제작한 도안 

 

실제 제품화

최종 제품은 스프레드시트 내에서 구현되도록 만들었습니다. 그 이유는 다음과 같은 추가기능을 넣기 위함이었죠. 

1. GPT가 추천한 결과를 본 후, 선택한 항목에 대해서만 콜드메일 작성

2. GPT가 작성한 콜드메일 결과물까지 본 후, 선택한 항목만 이메일 발송

물론, 대시보드 등을 만들면 최고이겠지만, 최소비용으로 목표달성이라는 원칙하에 설치비용 없이 쉽게 이용할 수 있는 툴을 선택했습니다. 마침 Spreadsheet 내에서 GPT를 구현할 수 있는 기능이 생기면서, 이러한 자동화가 가능해졌죠!  

Spreadsheet 내에서 GPT를 구현시킨 예시

 

 

결론 : 업무자동화 작업 시 얻게되는 장점

 첫 번째, 회사 내 자동화툴 도입 시, 대체불가능한 인재(린치핀)가 된다. 특히, 회사에서 해결을 원하는 문제부터 자동화한다면, 회사에 더 큰 이익을 가져다 줄테다. 

 두 번째, 회사 내 데이터를 활용하여 업무자동화 시스템을 구축할 수 있다. 이는 기존 노코딩 툴에서는 구현하기 어려운 요소이며, 유료 툴(e.g. 올거나이즈)을 사용할 경우 월 200만원의 비용을 요구한다

 세 번째, 본인 커리어에 GPT라는 강력한 무기를 얻게된다. 비개발자여도 개발자가 만들 수 있는 퍼포먼스를 낼 수 있게된다.

참조, 업무자동화를 위한 팁  

첫 번째, 본인의 1주일간 업무를 나열:

업무의 정형화 여부를 파악하기 위해 1주일간의 업무를 나열합니다. 나열하실 때 구체적으로 해당 작업에 소요하는 시간을 함께 기입해 주세요! 위 경우, 인터뷰과정에서 본인이 가장 시간 쓰기 아까운 영역을 말씀 주셨기 때문에, 이 과정이 생략되었죠

 

두 번째, 정형화된 업무 중 가장 큰 임팩트를 낼 수 있는 선택: 

처음 과정에서 나열한 업무 중에서 정형화된 업무를 선택합니다. 그들 중에서 이 문제를 해결할 경우, 얻게 되는 임팩트가 가장 큰 업무가 무엇인지 생각해 봅시다. 임팩트는 비용절감 혹은 수익증대 두 가지 관점에서 고려될 수 있지만, 쉽게 생각하면 1주일 중에서 가장 많은 시간을 쓰는 업무라고 생각하셔도 됩니다.

 

세 번째, 업무를 단계별로 분리 후 그중 핵심업무를 찾습니다. 

사실 모든 기능을 자동화하는 건 쉽지 않습니다. 다만, 핵심업무만 자동화한다면 생각보다 쉬울 수 있어요! 그래서 핵심업무를 파악 후 해당 기능 자동화만 먼저 빠르게 구축 후, 여유시간을 확보하는 게 중요합니다. 그 이후, 남은 여유시간에 다른 업무를 하나씩 자동화해 나가는 거죠! 

네 번째, 각 업무 별 노코딩 툴을 적극적으로 활용하세요! 

생성 AI 시대에 걸맞게 노코딩 툴이 정말 많이 등장하고 있어요. 경쟁력은 이를 어떻게 빠르게 학습하고, 자신의 업무에 도입하는지에 따라 달라집니다. 노코딩 툴에 대한 관심을 놓치지 마세요! 이를 제대로 이용만 한다면, 여러분들의 삶이 달라집니다. 

앞으로 GPT를 활용한 업무자동화 관련 아티클을 많이 공유드리겠습니다. 저 역시 비개발자 출신으로 약간의 지식을 활용해서 이를 구현한만큼, 여러분도 충분히 따라하실 수 있습니다! 궁금하신 점이 있다면 언제든지 댓글로 물어봐주세요! 

Woozik 님의 브런치에 게재한 글을 편집한 뒤 모비인사이드에서 한 번 더 소개합니다.

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